Анализ системы управления предприятием определение
Внутренняя среда организации – это часть общей среды предприятия, находящаяся в ее пределах. Она постоянно и непосредственно воздействует на функционирование организации.
Менеджер должен формировать и изменять при необходимости, внутреннюю среду организации, которая является совокупностью ее внутренних переменных. Для этого необходимо их знать и уметь выделять.
Внутренние переменные – это факторы внутри организации, возникающие ситуационно. Так как организация – это созданная людьми система, то внутренние переменные, преимущественно созданы людьми, путем принятия управленческих решений.
Готовые работы на аналогичную тему
Анализ внутренней среды организации проводят, чтобы сравнить положение компании и положение ближайших конкурентов, то есть, чтобы оценить конкурентную стратегическую позицию организации.
На сегодняшний день выделяют несколько видов структуры организации:
- линейно-функциональная – деятельность компании осуществляют различные функциональные подразделения, то есть, сначала работу выполняют узкоспециализированные подразделения, а потом передают в следующее функциональное подразделение;
- матричная структура – функциональные подразделения, построенные в соответствии с проектами. Сначала создаются временные рабочие группы, позже формируются постоянно действующие команды и назначают менеджера, отвечающего за координацию и результаты деятельности этих команд;
- дивизиональная структура – штабные функции получают производственные звенья. Этим они оттягивают на себя часть ответственности за разработку, производство и сбыт собственной продукции, а управленческие ресурсы получают свободу, чтобы решать стратегические задачи;
- сетевая структура – основана на сотрудничающих, многофункциональных командах и бизнесах, объединенных в сети внутри одной компании. Команды работают в качестве сети элементов, выполняя функция «клиент-сервер»;
- горизонтальная структура – выстраивается вокруг процесса производства. Идет установление тесных рабочих отношений с поставщиками и другими внешними организациями, обучение персонала и вовлечение его во все ключевые аспекты проекта.
Анализ внешней среды организации
На сегодняшний день изучение внешней среды идет значительно менее тщательно и подробно, чем внутренней. Менеджеру необходимо знать реальное состояние внешней среды и уметь реагировать на ее изменения, включая действия конкурентов и изменения технологии и пр. Все факторы внешнего окружения тесно связаны, так же, как и внутренние факторы.
Если затрагивать число внешних факторов, на которые организация должна реагировать, то на нее будут оказывать влияние государственные постановления, частые перезаключения договоров с профсоюзами, заинтересованные группы влияния, многочисленные конкуренты и ускоренные технологические изменения, можно сделать вывод, что такая организация находится в сложном положении, по сравнению с организациями, озабоченными действиями только нескольких поставщиков, нескольких конкурентов.
Внешняя среда изменчива, в ней постоянно протекают изменения. Многими исследователями указывалось, что окружение современных организаций изменяется с нарастающей скоростью. Если брать во внимание сложность функционирования в условиях высокоподвижной среды, то организации или ее подразделениям необходимо базироваться на более разнообразной информации для принятия эффективных решений о своих внутренних переменных. Это затрудняет принятие решений.
Методы анализа внешней и внутренней среды
Сущность анализа системы управления предприятием предполагает систематическое изучение и оценку контролируемых и неконтролируемых факторов (событий и объектов), которые относятся к предприятию. Главная цель такого анализа – получить необходимую планово-прогнозную информацию, а дополнительная цель – выявить сильные и слабые стороны в самом предприятии, а также возможности и риски, связанные с его внешней средой.
Анализируя состояние внешней среды, особое внимание уделяют анализу рынков, уровню конкуренции и технологий. Анализ работы предприятий-конкурентов выстраивается в соответствии с такой же схемой, как и собственным производством.
В практическом плане шло формирование специфических методов анализа, объекты которых могли быть представлены отдельными группами и процессами, а также целые отрасли. Наиболее распространенными методами анализа были:
Источник
Как осуществляется анализ системы управления предприятием
Анализ системы управления организацией предполагает, в первую очередь, возможность аудитора проанализировать организационную структуру компании с выявлением проблем, которые требуют совершенствования ее деятельности.
Анализ системы управления требует комплексного подхода в системе с охватом всех сфер деятельности современной организации (ООО, ОАО, ИП и др.). Аудитором должно быть уделено внимание не только теме комплексного изучения функциональных направлений системы. Во главу должно быть поставлено исследование управления и анализ его результатов, а также анализа состояния и обеспечения информационной безопасности в управленческих процессах, исследование систем охраны труда, анализ финансовой работы предприятия. Сущность системного подхода к исследованию систем менеджмента заключается в изучении характеристик компании в качестве системы, то есть составляющих «входа», «процесса» и «выхода». С помощью маркетинговых исследований первоначально важно анализировать организацию на предмет «выхода», то есть рассмотреть ее продукцию (работы, услуги), включая показатели качества, затраты, сроки, потребителей и цены.
Особенности анализа управления предприятием
После изучения организационно-технического уровня проверяемой системы, включая технику, технологию, особенности производственной организации, организацию управления и труда, факторы внешней среды (экономические, социальные и факторы экологии), необходимо определить параметры «входа». Они состоят в потребность в ресурсах, в том числе материальных, финансовых, трудовых и информационных. В итоге важно исследовать и параметры «процесса», с помощью которого происходит преобразование ресурсов в готовые изделия (работу, услугу). На этой стадии происходит проверка и анализ технологий производства и управления, включая факторы и пути их совершенствования. Так, системный подход дает возможность при проверке провести оценку экономико-хозяйственной деятельности предприятия и его системы управления.
Особенное внимание аудиторы должны обратить на анализ организационной структуры экономического субъекта, которая представлена системой, включающей планирование, осуществление деятельности, контроль и отслеживание целей предприятия.
Анализ основных функций управления
Основой формирования организационной структуры компании (организации или учреждения), главная функция которой состоит в эффективном управлении, являются основные функции и методы управления. Известным исследователем Месконом было выделено базовых управленческих функции: планирование, организация, мотивация и контроль.
Планирование включает в себя формирование цели развития компании, как на длительную перспективу, так и на короткие промежутки времени, разработку программы, планов действий с соответствующей степенью детализации.
Организация производства является процессом формирования организационной структуры, выбором методов и способов воздействия на предприятие в целом и на отдельные звенья производства и исполнителей.
Мотивация — процесс, посредством которого руководство способно побудить персонал работать так, как это планировалось и организовано.
Контроль представлен процессом обеспечения достижения компанией поставленных целей, включая проверку соответствия хода выполнения задач производства, значения плановых показателей; выявление отклонений; проведение требуемых корректирующих мероприятий.
Анализ организационной структуры экономического субъекта предполагает установление аудитором:
- соответствие компании специализации и производственным объемам;
- способствование внедрению высокоэффективных производственных систем и управлению качеством товара (работ, услуг);
- обеспечение предприятием материальной заинтересованности управленческого персонала и работников в нововведениях, сконцентрированных на максимизации эффективности производства и качества товара (работ, услуг);
- наличие оперативного регулирования объема и номенклатуры выпуска товара субъектом экономики посредством договорных обязательств и исследования рынка сбыта;
- обеспечение синхронности работы основных подразделений предприятия, связанных с производством и управлением и др.
Оргструктура разрабатывается в соответствии с масштабом и характером деятельности экономического субъекта.
Источник
Проведение анализа системы управления предприятием — Менеджмент
Для анализа системы управления требуется комплексный подход, учитывая все сферы деятельности предприятия. Со стороны аудитора необходимо сосредоточить внимание не просто на изучение системы и ее функций, но и исследовать управление и анализ результатов организации. Кроме этого, необходимо провести анализ состояния предприятия, обеспечить безопасность информации управленческих процессов, провести анализ системы охраны труда и общий финансовый анализ деятельности организации.
Основная суть системного подхода к исследованию организации состоит в изучении особенностей организации, как системы, а значит ее составляющих частей: «вход», «процесс», «выход». Прежде всего, следует сделать анализ предприятия, а именно рассмотреть его деятельность.
Специфика анализа управления организацией
Следующим этапом исследования управления организацией – это определение параметров «входа». Сюда относится необходимость в финансовых, материальных, трудовых и информационных ресурсах. Впоследствии требуется изучить параметры «процесса», благодаря которым осуществляется превращение ресурсов в готовую продукцию. На этом этапе совершается проверка и проводится анализ технологии производства, в том числе факторы и способы их улучшения.
Таким образом, правильный системный подход позволяет в ходе проверки провести анализ экономической деятельности организации. При этом важно, чтобы аудитор обращал внимание на структурную организацию проверяющего субъекта.
Основные функции управления и их анализ
При создании организационной структуры предприятия, следует учитывать основную функцию его – это работа на результат. Ученый Мескон выделил основные функции управления предприятием: организация, планирование, контроль, мотивация.
К организации относится процесс основания структуры субъекта, выбор порядка и методов для эффективного управления предприятием, влияние на него в целом и частично.
Планирование – это определение целей развития организации на определенный срок (это может быть на длительный или временный период), разработка программы деятельности, планирование и т.д.
Контроль осуществляется после достижения поставленных целей предприятия, в том числе и проверка правильности выполнения поставленных задач производства, анализ финансовых показателей, определение возможных отклонений или сбоев, проведение необходимых мероприятий корректировки.
К мотивации относится, побуждение руководством в рабочем персонале желание работать в точности как это планировалось изначально.
При проведении анализа организационной структуры предприятия, аудитор должен установить:
Источник
АНАЛИЗ ПРЕДПРИЯТИЯ ОНЛАЙН
Оценка системы управления предприятием является важным этапом в изучении эффективности деятельности предприятия, поэтому напишите мне в чате, я изучу материал и обязательно помогу провести анализ эффективности системы управления предприятием.
Анализ системы управления предприятием
Анализ системы управления предприятия осуществляется для сбора информации о целях существования предприятия и особенностях функционирования его подразделений.
Системы анализа деятельности предприятия строятся на следующих компонентах: механизм управления, процесс управления, организационные структуры, механизм развития системы управления и порядок управленческой деятельности.
Анализ эффективности системы управления предприятием
Анализ системы управления предприятием на примере оценки системы показателей эффективности осуществляется по двум направлениям: анализ организационной структуры управления и анализ технической оснащенности и методов управления. Роль анализа в системе управления предприятием определяется полученными расчетными значениями следующих коэффициентов: коэффициент обеспеченности управленческими кадрами, удельный вес работников управления в общей численности, коэффициент управляемости, степень механизации и автоматизации управленческого труда, коэффициент эффективности управления и анализ методов управления.
Анализ системы организационного управления предприятием строится на основе изучения систем управления производственно-сбытовой деятельности, финансовой деятельности, инвестиционной деятельности и других функциональных систем управления предприятия.
Оценка и анализ системы управления предприятием
Анализ организации системы управления предприятием осуществляется через следующие подсистемы: методология, управления, структура управления, процесс управления и технология управления. Определение составляющих механизма управления организацией осуществляется в организационном механизме управления, экономическом механизме управления и социально-психологическом механизме управления.
Методы анализа системы управления предприятием
Анализ системы деятельности предприятия осуществляется с использованием следующего набора методов:
— методы на основе знаний и интуиции экспертов (специалистов),
— методы формализованного представления систем,
— комплексные методы.
Анализ системы управления предприятием выявляет факторы, обеспечивающие достижение сформулированной цели и препятствующих ей. В процессе проведения изучения системы управления производится сбор необходимого количества данных для определения путей совершенствования действующей системы управления.
Если по какой-либо причине Вы не можете провести анализ системы управления предприятия, то напишите мне в чате в правой нижней части экрана, я обязательно помогу провести анализ системы управления предприятием.
Источник
Анализ действующей системы управления
Основной целью анализа действующей системы управления предприятием является определение, в какой мере она соответствует требованиям, предъявляемым к производственной системе, т.е. насколько она рациональна с точки зрения установленных оценочных критериев. К оценочным критериям обычно относят принципы управления: соотношение между централизацией и децентрализацией, объём контрольных функций, установленный для каждого уровня управления, анализ и оценка аппарата управления (количество сотрудников, наличие элементов дублирования, распределение полномочий и ответственности), оценка хозяйственной деятельности (изменение технологии, углубление межфирменного сотрудничества, внедрение инновации) и т.п.
При анализе действующей системы управления следует провести:
а) анализ и прогноз динамики внешней ситуации;
б) оценку объекта управления;
в) анализ функциональной и организационной структуры системы управления;
г) изучение системы информационного обеспечения управления;
д) анализ технологии управления;
е) кадровый анализ и анализ организации труда управленческих работников;
ж) анализ средств механизации и автоматизации управления.
Анализ и прогноз динамики внешней ситуации необходим для определения основных целей деятельности предприятия на соответствующем рынке товаров и услуг, которые затем декомпозируются в организационные цели и задачи системы управления в целом и подсистем. При этом проводится анализ социально-экономической и политической ситуации в регионе (стране), изучаются и прогнозируются тенденции динамики социально-экономической и политической ситуации, проводится анализ и прогнозирование ситуации на различных видах рынков (потребительском, материально-сырьевом, фондовом, инвестиционном, трудовом, финансовом, техники и технологии, информационно-техническом), изучается номенклатура и ассортимент, товары-заменители, качество и конкурентоспособность продукции, ценовая политика, конкуренты, поставщики, сбытовая сеть, транспортные схемы и др.
Для разработки оргпроекта системы управления предприятием в целом и проектирования подсистем управления подразделениями и видами деятельности необходимо дать характеристику (оценку) предприятия и его подсистем как объекта проектирования. При этом целесообразно отразить:
а) профиль, виды и масштабы деятельности предприятия, специализацию предприятия и выпускаемой им продукции, номенклатуру и ассортимент, объёмы выпуска за предыдущие годы и на ближайшую перспективу, производственную мощность;
б) производственную структуру предприятия, состав и структуру производственных подразделений (цехов, участков, отделений) основного, вспомогательного и подготовительного производства;
в) техническую характеристику основных и вспомогательных производственных процессов по стадиям «жизненных циклов» основных элементов производства (материально-сырьевых и энергетических ресурсов, технических средств, условий производства): транспортных, погрузочно-разгрузочных, складских, технического оборудования и ремонта, утилизации отходов и т.п.;
г) годовые объемы потребляемых сырьевых и материально-технических ресурсов (сырье, материалы, покупные изделия и полуфабрикаты, комплектующие изделия, конструкции и т.п.) по номенклатуре качества (технико-технологическим параметрам), ассортименту, размеры производственных запасов материально-технических ресурсов;
д) состав, объемы и номенклатуру потребленных энергоресурсов (технической и питьевой воды, электроэнергии, топлива, ГСМ, сжатого воздуха, газов, канализационных отходов, хладагента и т.п.);
е) состав, структуру и численность ИТР, заработную плату основных категорий основных и вспомогательных рабочих, обслуживающего персонала организации по профессионально-квалификационным характеристикам (профессия, специальность, разряд);
ж) состав, структуру и количественные характеристики основного капитала (уставный капитал, структура акционерного капитала, объем и структура необходимых оборотных средств, структура собственных и заёмных средств и т.п.);
з) состав, структуру, номенклатуру и технико-экономические параметры технических средств основного и вспомогательного производств (технологического и грузоподъемного оборудования, машин, механизмов, транспортных средств, средств малой механизации, контрольно-измерительных приборов (КИП), запасных частей и т.п.);
и) основные технико-экономические показатели за предыдущие годы и на ближайшую перспективу и др.
Общее обследование системы управления начинается с уточнения и анализа организационной структуры и основных функций управления. Необходимо определить фактическую структуру подразделений и состав выполняемых функций управления. Для сбора данных в каждом обследуемом подразделении составляются специальные аналитические карты. При этом устанавливается перечень фактически выполненных работниками подразделений функциональных операций, их периодичность, время, затрачиваемое на их выполнение, даются характеристика целесообразности выполнения тех или иных функций и предложения по их перераспределению.
Для функционального анализа выполнения функций управления, анализа распределения операций управления по исполнителям и отделам, изучения их загрузки составляются функциональные таблицы. В левой части функциональной таблицы перечисляются все операции, выполняемые служащими, специалистами, руководителями. В верхней правой части указываются должностные лица отдела. На поле таблицы на пересечении горизонтальных и вертикальных колонок показываются с помощью условных знаков различные действия работников аппарата (сбор информации, подготовка документов, визирование, принятие решения, консультации, исполнение, контроль, инструктаж, выдача исходных данных). Такие таблицы, составляемые при обследовании управляющей системы, называются исполнительными.
Они отражают фактическое распределение операций в рамках конкретных функций управления на предприятии или в отделе. Проектными функциональными таблицами называются документы, отражающие предлагаемый порядок выполнения операций.
Анализ функциональных таблиц по горизонтали позволяет проследить включение тех или иных исполнителей в процессе управления, по вертикали — загруженности исполнителей, масштабы и характер их работы. Для обозначения характера выполнения тех или иных операций рекомендуется применять условные обозначения (например: Д- подготовка документов; ± -вычислительные и расчетные операции; Р- принятие решения; К- контроль исполнения и т.д.).
Для изучения распределения полномочий принимать решения между руководителями разных уровней и последующей разработки предложений по перераспределению этих полномочий применяются таблицы решений. Так же как и функциональные таблицы, они могут быть исполнительными, т.е. отражать фактическое положение, и проектными, содержащими предложения по рационализации процессов выработки и принятия управленческих решений.
В левой части такой таблицы перечисляются все решения, принимаемые руководителями предприятия по различным вопросам. В правой части таблицы указывается конкретное должностное лицо, которое имеет право и обязано принять решение по данному конкретному вопросу.
Функциональный анализ проводится в разрезе основных функций управления (планирование, организация, координация, регулирование, контроль, учёт и анализ) применительно к объекту и предмету деятельности, например, производство, финансы, кадры, техника, подготовка производства, снабжение, сбыт и т.п.
Изучение системы информационного обеспечения управления предполагает изучение и анализ документированных и недокументированных сообщений. При обслуживании системы информации должны быть зафиксированы все документы в управляющей системе, отделах и подразделениях, в том числе: а) создаваемые в подразделении; б) проходящие через подразделения; в) оседающие в подразделении. По каждому подразделению составляется перечень документов по приведённым трём группам с указанием: наименования документов, количества проходящих через подразделение документов, количества экземпляров, маршрута документов и периодичности их составления. В целом по предприятию составляется картотека документов и комплектуется набор форм документов. Одновременно составляются перечень недокументированных сообщений по подразделениям и перечень задач, решаемых с помощью ЭВМ. При анализе системы информации выявляют дублирование информации, отсутствие необходимой информации в документах, рациональность маршрута прохождения документов.
Документационные связи обследуемого подразделения со смежными подразделениями (подсистемами) фиксируются в схеме документооборота. Обследованное подразделение изображают в центре, а взаимосвязанные с ним подразделения – по краям схемы. Над стрелками указываются наименования передаваемых документов. При общесистемной обработке материалов обследования документооборота формируется сводный перечень документов, составляется картотека всех имеющихся документов (сводный каталог) с указанием материалов и количества единиц документов конкретного наименования, производится группировка и шифровка всех документов.
Параллельно с обследованием документооборота анализируют рациональность технологии управления. Функции определённого управленческого работника реализуются путем выполнения ряда управленческих операций, объединяемых в управленческие процедуры. При обследовании подразделений составляют перечень управленческих процедур. На все управленческие процедуры составляют карты управленческих процедур в виде координатных оперограмм, а по предприятию составляется картотека процедур. Трудоемкость операций определяется методом наблюдения или методом экспертных оценок. На основании картотеки выявляются взаимосвязанные процедуры, отнесённые к разным подсистемам. При совместном рассмотрении этих процедур принимаются решения о целесообразности объединения нескольких процедур в укрупненные или об их разукрупнении. Системная обработка материалов обследования технологии управления завершается построением организационно-информационной модели управляющей подсистемы предприятия. Блоками этой модели являются схемы взаимосвязи процедур отдельных подсистем. На предприятии необходимо сформировать альбом управленческих процедур.
Изучение труда управленческих работников производится параллельно с обследованием технологии управления. Организация труда каждого исполнителя отражается в карте организации труда управленческого работника. Форма карты организации труда управленческого работника, как и форма карты управленческой процедуры, являются одинаковыми как для обследования, так и непосредственно для организационного проектирования. Карты организации труда управленческих работников включают разделы:
1) перечень операций, выполняемых на рабочем месте, составляется на основе разработанных карт управленческих процедур, при этом определяется количество операций и их трудоемкость. Помимо управленческих операций (до 80 % общего фонда рабочего времени), в перечень закрепленных операций за рабочим местом включают затраты на обслуживание рабочего места, изучение научно-технической информации, а также затраты на «ожидание в приемных руководителя», поиск работников, которые являются потерями рабочего времени;
2) распорядок работы;
3) квалификационные требования к работнику;
4) перечень мебели и оргоснастки содержит спецификацию основных элементов рабочего места;
5) перечень постоянной информации, находящейся на рабочем месте.
В оргпроекте должен быть разработан альбом карт организации труда управленческих работников. При составлении данных карт используют фотографию рабочего дня, анкетирование управленческих работников и др.
В работе [1] приведены методические рекомендации по комплексной диагностике предприятия, включая проведение анализа по девяти направлениям:
— анализ организационной структуры;
— анализ механизмов координации;
— анализ системы стимулирования;
— анализ корпоративной культуры;
Так, анализ организационной структуры управлением предприятием рекомендуется проводить в следующей последовательности:
· графическое моделирование организационной структуры управления
· выявление первичных количественных характеристик (количество уровней управления, численность, номенклатура должностей, количество структурных единиц)
· определение некоторых количественных оценок (уровень формализации отношений подчиненности и процессов делегирования полномочий, сложность управления, коэффициент эффективности организационной структуры, коэффициент звенности, коэффициент дублирования функций, коэффициент надежности системы управления, коэффициент эффективности использования информации и др.)
· определение качественных и количественных характеристик с использованием экспертных оценок
· оценка соответствия организационной структуры систем целей, технологии, размерам компании, состоянию внешней среды.
Источник